Die spanische Bürokratie überleben: Der Expat-Guide 2025 zu den wichtigsten Verwaltungsbüros Spaniens

Jeder, der den Einwanderungsprozess durchlaufen hat, weiß, wie entmutigend und überwältigend er sein kann.

Ein Umzug in ein anderes Land bedeutet, sich mit einer völlig anderen Verwaltungsstruktur, verwirrenden Verfahren und, seien wir ehrlich, einer Menge Papierkram auseinanderzusetzen – vor allem, wenn man die Sprache nicht spricht. Wir haben etwas länger als üblich gebraucht, weil wir entschlossen waren, jeden einzelnen Vorgang selbst durchzuführen – nur um wirklich zu verstehen, wie alles funktioniert.

Aber keine Panik! Dieser Leitfaden ist Ihr Lebensretter. Er erklärt Ihnen die wichtigsten Verwaltungsbehörden Spaniens , ihre Aufgaben und wie Sie mit ihnen umgehen, ohne den Verstand zu verlieren.

Die Institution, die die Sozialleistungen Spaniens verwaltet, darunter Krankenversicherung, Renten, Mutterschaftsurlaub und Arbeitslosengeld.

Wenn Sie in Spanien arbeiten, müssen Sie sich bei der Seguridad Social registrieren, da dies Voraussetzung für eine legale Beschäftigung ist. Arbeitgeber melden ihre Mitarbeiter automatisch im System an und ziehen die Beiträge von deren Gehalt ab. Selbstständige (autónomos) müssen sich selbst um die Registrierung und Zahlung kümmern.

Einer der größten Vorteile einer Spende an Seguridad Social ist der Zugang zum öffentlichen Gesundheitssystem Spaniens. Sie können eine Tarjeta Sanitaria (TSI) beantragen – eine Gesundheitskarte, die Ihnen zu einem reduzierten Preis Zugang zu Ärzten, Krankenhäusern und Rezepten gewährt.

Hinweis: Auswanderer aus dem Vereinigten Königreich oder anderen EU-Ländern können ihre Sozialversicherungsbeiträge möglicherweise aufgrund internationaler Abkommen von ihrem Heimatland nach Spanien übertragen.

Die spanische Steuerbehörde verwaltet die Einkommensteuer (IRPF), die Mehrwertsteuer (IVA) und alle anderen steuerlichen Aufgaben.

Die Agencia Tributaria ist die staatliche Behörde, die in Spanien für alle Steuerangelegenheiten zuständig ist. Das bedeutet, dass Sie sich irgendwann damit befassen müssen, wenn Sie arbeiten, Eigentum besitzen oder ein Unternehmen führen.

Wenn Sie angestellt sind, werden die Steuern automatisch von Ihrem Gehalt abgezogen, Sie müssen jedoch möglicherweise trotzdem jedes Jahr zwischen April und Juni eine persönliche Steuererklärung ( Declaración de la Renta ) einreichen.

Von Nichtansässigen, die in Spanien Immobilien vermieten , verlangt die AEAT vierteljährliche Zahlungen einer Nichtansässigensteuer (IRNR), auch wenn Sie nicht dauerhaft in Spanien leben.

Wenn Sie selbstständig (autónomo) sind , müssen Sie sich bei AEAT registrieren, um Einkommensteuer zu zahlen und vierteljährlich Mehrwertsteuererklärungen (IVA) einzureichen.

Die Agentur kümmert sich auch um die Anwendung internationaler Steuerabkommen. Das bedeutet, wenn Sie aus dem Vereinigten Königreich oder den USA kommen und vermeiden möchten, sowohl in Spanien als auch in Ihrem Heimatland besteuert zu werden, müssen Sie prüfen, ob auf Ihre Situation ein Doppelbesteuerungsabkommen zutrifft.

Die Finanzabteilung der Sozialversicherung ist für die Verwaltung der Beiträge und die Ausgabe von Sozialversicherungsnummern zuständig.

TGSS ist der Teil des spanischen Sozialversicherungssystems, der sich mit Geld befasst und Beiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern einzieht. Wenn Sie aus beruflichen Gründen nach Spanien ziehen, benötigen Sie zunächst eine Sozialversicherungsnummer (Número de Afiliación a la Seguridad Social) . Diese ist für die Unterzeichnung eines Vertrags oder die Anmeldung als Selbstständiger unerlässlich.

Benötigen Sie einen Nachweis Ihrer Beiträge? Sie können eine Vida Laboral anfordern, einen praktischen Bericht über Ihre Zahlungshistorie – nützlich für Renten, Arbeitslosengeld oder sogar Hypothekenanträge. Wenn Sie nicht arbeiten, aber dennoch Zugang zur öffentlichen Gesundheitsversorgung wünschen, können Sie mit der Convenio Especial freiwillig in das System einzahlen.

Hinweis: Selbstständige müssen Sozialversicherungsbeiträge zahlen, auch wenn sie nichts verdienen – Autónomos zahlen unabhängig vom Einkommen einen monatlichen Mindestbeitrag von rund 230 Euro.

Die Abteilung von Seguridad Social, die Renten, Krankenurlaub, Mutterschaftsgeld und Invaliditätszahlungen verwaltet.

Das INSS ist für die Abwicklung der meisten Sozialleistungen in Spanien zuständig und stellt somit eine wichtige Institution für Expats dar, die planen, langfristig in Spanien zu arbeiten oder dort ihren Ruhestand zu verbringen.

Wenn Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger sind, fließen Ihre Beiträge in die staatliche Rente ein. Die INSS berechnet diese auf Grundlage der Anzahl Ihrer Beitragsjahre. Im Krankheits- oder Verletzungsfall haben Arbeitnehmer möglicherweise Anspruch auf vorübergehende Krankengeldzahlungen , während Eltern Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub beantragen können.

Für Expats, die ihren Ruhestand in Spanien verbringen möchten, prüft das INSS , ob die Rente Ihres Heimatlandes im Rahmen internationaler Abkommen nach Spanien übertragen werden kann .

In diesem Leitfaden werden weiterhin wichtige Verwaltungszentren wie die DGT (Führerscheine), die Policía Nacional (Aufenthaltsgenehmigungen) und das Justizministerium (Heirats- und Strafregister) behandelt.

Bleiben Sie dran, damit Ihr Umgang mit der spanischen Bürokratie so reibungslos wie möglich verläuft!